Syndicat Mixte des Vals d'Authie, Nièvre et Somme

Historique du projet d'informatisation des mairies

Notre démarche

Le Syndicat Mixte des Vals d’Authie, Nièvre et Somme est composé de 4 Communautés de Communes qui regroupent 78 communes et totalisent 46 780 habitants. « Netm@iries » est un projet pour le développement du territoire qui a pour objectif de mettre en place un outil interactif d’information et de communication à destination des communautés de communes membres du syndicat mixte, de la commune de Franqueville et de toutes les communes via les EPCI auxquels elles adhèrent.

La réalisation de ce projet se décomposera en 3 étapes distinctes :

- Equiper le Syndicat Mixte des Vals d’Authie, Nièvre et Somme,les 4 communautés de communes, la commune de Franqueville et les 78 communes du territoire d’un matériel informatique multimédia accompagné du montage d’une prise téléphonique si nécessaire pour la connexion Internet.

- Former les élus et les secrétaires de mairies aux outils informatiques de base. Utilisation de l’ordinateur et de son système d’exploitation, traitement de texte, tableur, création de diaporama, production assistée par ordinateur (PAO) et d’un apprentissage d’Internet.

- Créer un Extranet qui sera un outil d’information, de communication, d’échanges mais aussi de veille informatique et qui constitue l’objectif de ce projet.

Equiper le Syndicat Mixte, les communautés de communes et les communes

a) L’outil informatique est avant tout un outil pour se documenter afin de télécharger des modèles de formulaires du service public, consulter des sites Internet publics, des rapports, des annuaires, des textes de lois, des informations. Nous connaissons aujourd’hui une émergence des réseaux informatiques afin de faciliter à chacun le droit d’être autodidacte.

L’outil informatique permet également de communiquer à travers des réseaux inter ou intra entreprises via des messageries instantanées, des messageries électroniques (email) et d’échanger des informations (des textes, des images, …). Cette échange d’information est aujourd’hui très important entre les communes et les structures intercommunales auxquelles elles adhèrent. Cet outil permettra de diffuser de l’information en masse et en temps réel comme des comptes rendus de conseils (municipaux, communautaires), comptes rendus de commissions, effectuer des mailing sur l’ensemble des communes.

b) Les moyens informatiques nécessaires

Le préalable à la mise en œuvre du projet et que chaque partenaire souhaite équiper d’un matériel lui permettant d’accéder aux services proposés.

• processeur dernière génération
• Mémoire vive DDRAM
• DD 80Go – carte son
• Carte Graphique – Lecteur de disquette 1.44Mo
• Carte réseau 10/100 Megabit
• Modem Numéris PCI ou Modem ADSL en Ethernet
• Ecran plat 17 pouces
• Lecteur DVD
• Clavier et souris sans fil
• Enceintes
• Imprimante jet d’encre couleur
• Scanner à plat
• Système d’exploitation
• Logiciels : traitement de texte, tableur, création de diaporama, PAO. Un antivirus. Un firewall pour les communes équipées de l’ADSL.
• Une garantie de 3 ans pièces et mains d’œuvres.
• Une ligne Numéris ou ADSL

L’ensemble des communes de la Somme ayant été dotées par la préfecture d’une adresse mail mairie.commune@laposte.net, celle-ci sera utilisée dans le cadre du projet.

Les communes ne disposant pas de matériels informatiques ou de connexion Internet se verront dotées de l’offre PC ci-dessus.

Les communes disposant de matériels informatiques et d’une connexion Internet pourront choisir de bénéficier d’un ordinateur portable PC (sans imprimante et scanner) aux caractéristiques similaires à l’offre ci-dessus.

Former les élus et secrétaires de mairies

Le but est de donner les moyens aux élus et secrétaires de mairies de maîtriser l’outil informatique et Internet afin de faciliter les échanges sur le territoire.

De ce fait, la formation proposée se décomposera de la façon suivante :

Une partie théorique de base à la demande  :

• utiliser son ordinateur et son système d’exploitation
• utiliser un traitement de texte
• utiliser un tableur
• utiliser un logiciel de création de diaporama
• utiliser un logiciel de PAO
• Une partie pratique obligatoire  :
• Utiliser Internet et sa messagerie
• Utiliser l’extranet

Suite à l’étude réalisée auprès des communes du territoire, on évalue à 60 jours les besoins en formations de bases.

L’utilisation de l’Internet et de l’extranet sera proposée à l’ensemble des secrétaires de mairies et aux élus dans le cadre de la convention de mise à disposition du matériel.

Différentes sessions seront créées selon les disponibilités de chacun et seront décomposées en 2 sous groupes (l’initiation ou le perfectionnement).

La formation à l’internet et à l’extranet sera obligatoire pour le bon fonctionnement du projet.

Ces sessions seront composées selon les questionnaires d’évaluations envoyés à chaque commune pour obtenir des groupes homogènes.

Les lieux de formations susceptibles d’accueillir les formations :

• AGORA
• Cyberbus

Les formations théoriques seront confiées à un prestataire.

La pratique d’Internet sera assurée par les animateurs dans les Cyberbus et la formation extranet par le coordonnateur « Picardie en ligne » à l’Agora à Doullens.

Créer un Extranet

A partir de ce site Internet http://extranet.les3vals.com, les élus auront la possibilité d’accéder à un espace réservé et sécurisé et proposera tout une gamme de services afin de faciliter la communication et les échanges.

Les besoins :

Un serveur dédié afin d’héberger l’extranet et d’éviter toute saturation du système.

Un logiciel de téléintervention permettra à l’administrateur de prendre la main à distance afin de résoudre les problèmes rencontrés par les utilisateurs.

Un administrateur pour faire fonctionner le système, le gérer et assurer la maintenance.

Celui-ci permettra  :

• un accès aux différents projets, à des informations précises sur certains thèmes (ex : dématérialisation des marchés publics…),
• demande d’informations entre le syndicat mixte, les communautés de communes et les communes,
• un annuaire de liens,
• un espace d’échanges et de téléchargements de documents (dossier de demande de financement, modèles de projets sur les thèmes économiques, NTIC, tourisme, ...) réalisés sur le territoire actuel ou sur d’autres territoires afin d’enrichir les projets. Cette base pourra être enrichie par les élus, les secrétaires de mairies mais aussi l’administrateur de l’extranet,
• l’actualité sur des sujets d’actualités, des modifications de lois, des appels à projet seront en ligne. Toutes les informations d’une règle générale utiles pour les élus seront à leur disposition. Ces informations leurs seront peut être utiles dans leurs montages de projets ou pour le fonctionnement quotidien,
• Un agenda,
• Planning de réservation de salles,
• Un forum de discussion pour permettre un échange asynchrone sur certains thèmes et peut être la possibilité de mettre en place un « chat » afin de réunir les élus pour des réunions en visioconférence.

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